1. Pište si “časový deník” a delegujte vše, co nemusíte dělat Vy
Stačí 10 pracovních dní zapisovat velmi upřímně plánované úkoly a skutečné činnosti, které přes den děláte. Poté výsledek vyhodnoťte a možná budete překvapeni, kde se Váš čas ztrácí. Jsou vaše plány nereálné? Zdržujete se prací, kterou můžete s klidem delegovat? Nebo zkrátka často lelkujete a necháváte se dobrovolně vyrušovat?
2. Důležité aktivity pro další den si sepište a naplánujte odpoledne, než zavřete PC
Není nad ten pocit, když při odchodu z kanceláře (i domácí kanceláře) víte, co musíte zvládnout zítra. Uzavřete tak den a uklidníte svoji mysl, protože zítřek máte pod kontrolou. Přesný časový harmonogram a rutinní činnosti již lehce ráno doplníte.
3. Zaveďte si tzv. reálný časový rámec na každý den
Ten striktně dodržujte a časové úseky vyhrazené pro tu kterou činnost nepřetahujte. Do tohoto časového rámce zahrňte i přestávky – nejste stroj, dodržujte je. Měli byste vypozorovat svůj přirozený biorytmus a najít si nejvhodnější dobu na obchodní schůzky, čas na kreativitu a soustředění i režim pro komunikaci s kolegy a zaměstnanci. Vysvětlete kolegům, proč zavádíte tato pravidla s konzultačními hodinami a proč jim nemůžete být k dispozici, kdykoliv se jim zachce. Pokud se naučíte i důsledně delegovat, nebudete s těmito pravidly mít žádný problém a nebudete otrokem vlastní firmy.
4. Zkuste zkracovat méně důležité pracovní schůzky
Každý nemusí dostat hodinu vašeho času. Zejména nyní v čase on-line komunikace je snadné poslat pozvánku na video-konferenci s 30 ti nebo 40 ti minutovou délkou. Je to fér a vymezíte si tak i efektivitu agendy pro rozhovor. Ovšem i v době osobních schůzek se zamyslete nad časem, který chcete dotyčnému věnovat. Váš čas je drahý a Vy ho nemáte nazbyt.
5. Čas na korespondenci a sociální sítě
Do denního plánu zahrňte i 2 časové úseky na vyřizování e-mailů. Dopo- i odpoledne. Často na to zapomínáme a vyřizování pošty nám nepřipadá dost důstojné na to, abychom této činnosti vyhradili časové úseky v denním plánu. Nedá se nic dělat, i to je práce, která vyžaduje čas a pozornost. Změřte si i čas, který trávíte brouzdáním po internetu – a optimalizujte ho.
6. Neodkládejte, nevracejte se, nepřerušujte
Jak jste zvyklí vyřizovat e-maily nebo naplánované úkoly? Uděláte, zkontrolujete, odškrtnete a jdete dál? Nebo práci začnete, nakousnete, přerušíte s tím, že se k úkolu či odpovědi na e-mail vrátíte na konci dne, a vlastně nemáte nic zcela hotovo? První varianta je mnohem časově efektivnější a uvolní v našem mozku prostor pro další činnosti.
7. Odstraňte rušitele
Potřebujete se soustředit na tvůrčí práci? Vypněte veškerá zvuková upozornění, neberte telefony, odstraňte rušivé elementy a vyzkoušejte, zda Vám nepomůže i muzika na soustředění, kterou si pustíte do sluchátek.
8. Zaveďte si pro home office rituály, které se vám osvědčily v kanceláři
Cesta do práce měla také svůj význam, můžete ji nahradit procházkou, cvičením, meditací pro soustředění a pomalu se naladit na pracovní den. Jak se připravujete na pracovní den nyní? Co kdybyste se zkusili obléknout a upravit stejně, jako jste to dělali před rokem? I to Vás dostane do “pracovního tempa”.
9. Prevence je časově úspornější než hašení požárů!
Nastavte pravidelné virtuální porady s týmem, s jasným časovým rámcem, se kterými všichni počítají, mají je ve svém plánu, znají téma i cíl porady a jdou na ně připraveni. To je dobrá prevence před zbytečným a neplánovaným hašením požárů. Individuální rozhovory veďte jen s těmi kolegy, se kterými musíte.
10. Plánujte priority
Pokud jste došli až sem a předchozí body zavedli do svého pracovního režimu, pravděpodobně už nemáte nekonečný seznam činností, ze kterého těžko vyzobáváte věci pro Vás důležité. Teď už Vám zbyly jen skutečné priority, ale ani ty nezapomeňte plánovat!
