Odborníci se shodují na názoru, že svět se již nikdy nevrátí do stejných stereotypů a po odeznění pandemie se v našem životě a podnikání usadí jakýsi komunikační hybrid. Zkrátka to, co je na virtuální komunikaci lepší, výhodnější, efektivnější a kvalitnější, nás přirozenou cestou povede k volbě – osobně nebo virtuálně. Online forma totiž nabízí pro vaši firemní komunikaci, mezinárodní konferenci i edukaci netušené možnosti a její kvalita a přínos mohou skutečně někdy překonat efekt tradičních obchodních jednání, vzdělávání i pracovních meetingů.
Jak si tedy můžete virtuální komunikaci a konferenci užít a současně využít veškeré vychytávky, kterých byste při fyzické konferenci nikdy nemohli dosáhnout? Na co si naopak dát pozor?
Přináším 5 tipů, na které byste měli být připraveni, v roli pořadatele video konference. A na závěr jeden bonus virtuální komunikace.
1.Vyjasněte si cíl virtuální konference
Co od ní očekáváte? Tento bod byste měli mít vyjasněn i při fyzické formě, ale tam bývají pravidla milosrdnější a často vám dovolí zkombinovat více cílů. Např. do vzdělávací akce můžete bez problémů zahrnout i marketingový účel, networking i další. U virtuální konference byste mohli riskovat zmatení účastníků a chaos. Vypnout se z video konference je pro zklamaného posluchače mnohem jednodušší, než fyzicky odejít z místnosti. Proto se vyplatí určit jeden zastřešující cíl a pro doprovodné či volitelné akce definovat jasná a srozumitelná pravidla.
2. Důkladnou agendu a veškeré informace zašlete s předstihem.
Při fyzické návštěvě konference, školení i porady víte, že vše co jste si nezjistili předem, doptáte se na místě. V případě virtuální formy, je taková improvizace vyloučená. Proto, jako organizátor virtuální akce myslete na všechny detaily z pohledu účastníka a předem informujte registrované osoby o všech důležitých momentech, časovém harmonogramu i technických tipech ke konferenci. Dejte jim také kontakt na osobu, která jim v případě dotazů bude nápomocna.
3. Nepodceňte vhodnou propagaci akce
Pokud pořádáte veřejnou virtuální konferenci, workshop či webinář a potřebujete přitáhnout širší audienci, nepodceňte formu a cesty propagace. Například i tak, že vyzvete již zaregistrované účastníky, aby přizvali další lidi ze svého okolí.
4. Připravte se na možné technické problémy.
Zejména pořádáte-li konferenci v mezinárodním složení či důležitou obchodní prezentaci, zajistěte si IT podporu pro případ selhání sítě a techniky. Počítejte opět s nebezpečím, které je u virtuální konference skutečnou nevýhodou – a to je velmi snadná možnost opuštění virtuální „místnosti“. Budou-li mít účastníci pocit, že to technicky nezvládáte, nebudou chtít trpělivě čekat a lehce ztratí zájem setrvat s vámi do konce.
5. Buďte perfektním moderátorem
Zapojujte účastníky, prokládejte přednáškové bloky interaktivními momenty, vyzývejte k diskuzi, dávejte otázky. Snažte se Vaše účastníky “držet ve hře” a navodit dojem osobního kontaktu. Pokud možno, trvejte na zapnutém videu u všech. Rozdíl v přínosu akce mezi video a audio formou je obrovský.
A bonus nakonec? Nahrávejte! Využijte velké výhody virtuálních platforem, které umožňují celé konference nahrávat. Získáte jednak objektivní zpětnou vazbu na váš projev a vedení akce, materiál pro další práci a analýzu přínosu konference a v neposlední řadě můžete dát nahrávku k dispozici účastníkům místo tištěných materiálů. A pokud během konference padly citlivé údaje spadající do ochrany know-how či výrobního tajemství – nezapomeňte si nechat podepsat NDA.
Nebojte se virtuální formy komunikace a povyšte ji na novou příležitost pro letošní rok!
